Il nuovo regolamento europeo n. 679/2016 in materia di tutela dei dati personali sancisce che “perché sia lecito, il trattamento di dati personali dovrebbe fondarsi sul consenso dell’interessato o su altra base legittima prevista per legge, dal presente regolamento o dal diritto dell’Unione o degli Stati membri …”. Da ciò possiamo dedurre che la base principale di legittimità resta nel consenso del lavoratore dipendente. Il lavoratore infatti deve acconsentire al trattamento dei propri dati con la sottoscrizione di un’informativa che il datore di lavoro è tenuto ad eseguire, prima del trattamento stesso, con un linguaggio semplice e chiaro avente come contenuto almeno i seguenti aspetti:

1. identità e recapiti del titolare, responsabili e rappresentante designato
2. precise categorie di dati personali oggetto di raccolta e trattamento,
3. modalità e finalità del trattamento,
4. in che modo i dati saranno divulgati a terzi
5. in che modo gli utenti possono esercitare i propri diritti, in termini di revoca del consenso e cancellazione di dati.
6. Il consenso deve inoltre essere espresso dall’interessato liberamente e specificamente in riferimento ad un trattamento chiaramente definito.

La legislazione nazionale ed europea, tuttavia, permette il trattamento dei dati personali anche in assenza del consenso degli interessati, qualora lo stesso sia finalizzato al perseguimento di un interesse legittimo del responsabile.

Nel caso delle aziende di trasporto, il datore di lavoro può utilizzare i dati relativi alla geolocalizzazione del lavoratore senza il suo consenso, a patto però che sia in grado di dimostrare che ciò avviene per una finalità̀ legittima, come può essere il soddisfacimento di esigenze organizzative e produttive, ovvero legate alla sicurezza sul lavoro.

In quest’ultimo caso, tuttavia, è indispensabile che il lavoratore venga comunque adeguatamente informato circa le modalità e la tipologia dei dati trattati.

Il provvedimento n. 370/2011 del Garante della Privacy, sui Sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro delimita i dati che possono formare oggetto di trattamento ai seguenti:

1. l’ubicazione del veicolo,
2. la distanza percorsa,
3. i tempi di percorrenza,
4. il carburante consumato,
5. la velocità media del veicolo (restando riservata alle competenti autorità la contestazione di eventuali violazioni dei limiti di velocità fissati dal codice della strada).
6. la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite

Anche lo Statuto dei Lavoratori affronta il problema: qualora manchi il consenso dei lavoratori, è richiesto un accordo con le rappresentanze sindacali o, in difetto, l’autorizzazione del competente organo periferico del Ministero del lavoro e delle politiche sociali (che di norma è la Direzione Territoriale del Lavoro).

Infine, va considerato che quando il veicolo è soggetto a localizzazione, devono essere apposti sui mezzi interessati avvisi ben visibili:

In sostanza, di fronte all’oggettiva necessità delle aziende di trasporto di controllare i propri mezzi da remoto, il legislatore ha ritenuto di permettere tale pratica, a condizione che quest’intrusione nella sfera privata del lavoratore sia limitata alle sole situazioni di necessità e solo secondo le modalità predefinite dalla legge, tenendo sempre presente che i dispositivi di geolocalizzazione non sono dispositivi di tracciamento del personale: la loro funzione dovrà rimanere circoscritta al “[…] rintracciare o monitorare l’ubicazione dei veicoli sui quali sono installati.”